Comment fonctionne Billtobox

Billtobox est un logiciel qui crée un lien numérique entre le comptable et ses clients. Ce programme met en effet à la disposition de l’entrepreneur un outil de gestion administrative d’une incroyable simplicité qui lui permet de réaliser de nombreuses tâches : réception des factures entrantes, établissement et envoi des factures sortantes, importation des reçus, paiements, enregistrement et partage de documents avec son comptable.

Le comptable a quant à lui accès en ligne à tous les documents dont il a besoin, classés par client dans une bibliothèque clairement agencée. Il peut ainsi les traiter de manière systématique tout au long de l’année, sans être submergé chaque trimestre par les montagnes de papiers que lui envoient ses clients.

Mais comment cela fonctionne-t-il exactement ?

PREMIÈRE
ÉTAPE

les clients importent leurs factures dans Billtobox.

Vos clients reçoivent des factures de toutes sortes de personnes et dans tous les formats. Ils peuvent importer dans Billtobox les factures qui leur ont été envoyées par la poste ou par e-mail, ou encore les tickets de caisse des restaurants. 

Peu importe leur origine (grande entreprise d’expédition, pouvoirs publics / Peppol / Mercurius...) et leur format (image, PDF...), tous les types de factures peuvent être enregistrés sur la plateforme. 

DEUXIÈME
ÉTAPE

Le système OCR intégré lit toutes les données.

Une fois que le client a importé ses factures, toutes les données sont lues par notre système OCR (Optical Character Recognition), quel que soit le format du document (photo, fichier PDF ou autre). 

De plus, Billtobox dispose d’un module de validation manuelle qui complète sans la moindre faute les données que le système OCR automatique n’a pas saisies.

Il s’agit là d’un atout de taille sur le marché des systèmes OCR. Nous réduisons ainsi considérablement le risque d’erreur et vous êtes certain que toutes les données ont été correctement encodées.  

TROISIÈME
ÉTAPE

Les UBL sont envoyées à votre cabinet.

Une fois les données scannées, toutes les factures sont automatiquement transformées en factures électroniques (UBL), puis envoyées à votre fiduciaire via Billtobox.  

  

QUATRIÈME
ÉTAPE

De Billtobox à votre logiciel comptable

Toutes les UBL générées sont envoyées à votre fiduciaire depuis Billtobox, et les factures de chaque client sont classées dans aperçu structuré. En fonction du degré d’automatisation souhaité, votre fiduciaire peut importer elle-même les UBL dans son logiciel comptable depuis Billtobox, mais vous pouvez aussi recevoir des propositions de comptabilisation automatisées.

Quel que soit le logiciel comptable que vous utilisez, Billtobox a la solution idéale. 

Des questions?

Envie d’en savoir plus sur son intégration dans votre logiciel ERP/CRM ? Vous avez des questions sur la manière d’activer vos clients dans Billtobox ou vous aimeriez en découvrir le fonctionnement lors d’une démonstration ?

Aucun problème ! Notre équipe est là pour vous répondre.

Remplissez notre formulaire de contact. Nous vous contacterons dans les plus brefs délais.