Une comptabilité dématérialisée commence par une administration digitalisée

4 juin 2020
De plus en plus d’entrepreneurs l’ont compris : les tonnes de papiers sous lesquels leurs équipes croulent au quotidien appartiennent désormais au passé. Aujourd’hui, les possibilités offertes par le numérique, a fortiori dans le domaine de la comptabilité, sont synonymes d’efficience, de qualité et de transparence dans votre travail. Le chemin vers la dématérialisation est semé d’embuches et de doutes. Mais est-ce vraiment le cas ?

Dans cette première partie de notre série de quatre blogs, nous levons partiellement le premier obstacle et nous dissipons une flopée de doutes. Vous l’aurez vite remarqué : en adoptant la bonne approche, une administration digitalisée n’a rien d’un rêve lointain. Première étape de notre plan de dématérialisation : la digitalisation de votre administration.

Ceci est la première partie d’une série de quatre blogs. Nous préparons également un e- guide avec un plan par étapes et check-list. Suivez notre série de blogs pour savoir quand elle sera disponible, ou laissez vos coordonnées au bas de cette page, et nous vous tiendrons informés!

Une comptabilité dématérialisée est le résultat final d’un plan par étapes qui commence par la digitalisation de votre administration. La tenue d’une comptabilité financière est une obligation de toute entreprise. Elle se compose des tickets de caisse, des factures envoyées et reçues, des extraits de compte et autres justificatifs de recettes et de dépenses, des contrats, et de l’administration des salaires. Ces documents constituent la base de votre comptabilité et doivent rester à disposition du fisc pendant sept ans.

Gagnez du temps et de l’énergie !

L’administration – aussi appelée ‘les papiers’ – n’a peut-être rien de compliqué, mais ce n’est qu’une apparence. Par exemple, êtes-vous certain(e) que vous avez encore tous les documents que vous êtes censé(e) avoir conservés ? Et si oui, que vous pourriez les retrouver en cas de besoin ? Et si c’est le cas, savez-vous combien de temps, d’énergie et d’argent sont nécessaires pour suivre et archiver tout ça ? Un bon logiciel comptable – combiné au concours d’un expert-comptable et/ou fiscaliste – peut déjà vous épargner bien des soirées et des maux de tête. Selon vous, ne serait-il pas plus intéressant de consacrer tout ce temps à l’amélioration de vos produits/services et au renforcement de la relation avec vos clients et vos équipes ?

Et puisque l’on parle de formalités qui font perdre du temps et de l’énergie, venons-en au principal coupable : la facturation. Les solutions existent pourtant, avec des programmes très utiles tels qu’Exact, Teamleader et Billtobox. Trop de travail manuel ? Pas de problème : le module facturation que l’on retrouve dans beaucoup de progiciels comptables (Winbooks, Octopus) vous permet de partager automatiquement vos factures et documents avec votre expert-comptable, tout en gardant un accès permanent et direct à votre administration.

Autre avantage du numérique : la sécurité

Vous envoyez encore des factures papier ? Certes, vous n’êtes pas le/la seul(e), mais ce n’est pas une excuse pour ne pas changer d’époque. Là aussi, la digitalisation doit être la plus approfondie possible. Car le papier n’a pas seulement l’inconvénient de la lenteur : il est aussi plus risqué. Vous avez sûrement déjà eu affaire à des factures envoyées en retard, en souffrance, perdues par la poste, ou égarées par un client. Résultat : des paiements tardifs, voire des impayés. Tout cela alors qu’une facture numérique arrive chez le client en un seul clic, et en plus, laisse une trace numérique. Plus encore : elle s’archive automatiquement au bon endroit sur votre ordinateur ou dans le cloud, et pas dans une pile de papiers.

La digitalisation ne s’arrête à vous. Une fois que vous avez franchi le pas, vous pouvez aussi gérer de la même manière les factures de vos fournisseurs et partenaires qui l’ont fait avant vous. Vous pouvez utiliser pour ce faire des services gratuits tels que Dropbox ou Google Drive, des systèmes conviviaux et accessibles en permanence depuis n’importe quel appareil connecté. Encore plus de temps gagné !

La digitalisation peut aller vite

En résumé, la digitalisation n’a que des avantages. En prenant vraiment le taureau par les cornes, aidé par un partenaire spécialisé si nécessaire, vous pouvez entièrement dématérialiser votre administration en un délai record, qui sera fonction de la taille et de la complexité de votre entreprise.


Restez informé

Une fois votre administration dématéralisée, vous êtes prêt(e) pour la deuxième étape : rationaliser vos processus en utilisant ce que nous appelons des « temps administratifs » Pour savoir ce que c’est, lisez le deuxième blog de notre série. Vous voulez qu’on vous prévienne quand il paraît ? Laissez-nous vos coordonnées ci-dessous :

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