2ème partie : En route vers une comptabilité digitale ? Commencez par choisir le bon timing pour lancer cette transformation, et le bon moment pour vos tâches administratives.

11 juin 2020
De plus en plus d’entrepreneurs l’ont compris : les tonnes de papiers sous lesquels leurs équipes croulent au quotidien appartiennent désormais au passé. Aujourd’hui, les possibilités offertes par le numérique, a fortiori dans le domaine de la comptabilité, sont synonymes d’efficience, de qualité et de transparence dans votre travail. Dans la première partie de cette série de 4 blogs, nous vous avons expliqué que la dématérialisation de votre administration était déjà un grand pas dans la bonne direction. Aujourd’hui, nous vous aidons à choisir le bon moment pour le faire.


Nous publierons également notre e-guide gratuit "Numériser votre administration". Souhaitez-vous être prévenu(e) quand il apparaît? Laissez-nous vos coordonnées en bas de cette page. Nous vous tiendrons au courant!

Vous avez lu notre premier blog et vous êtes impatient(e) de commencer la digitalisation de votre administration ? Bonne idée, mais ne vous précipitez pas. Car même si vous êtes bien préparé(e), il convient de bien choisir le moment où les plans seront mis à exécution. Une bonne organisation de votre administration par la suite vous permet aussi de gagner pas mal de temps et d’argent...

La meilleure période pour commencer votre transformation est le début du trimestre, voire –encore mieux– de l’exercice comptable. Vos documents trimestriels ou annuels seront d’emblée numérisés et directement archivés sur le bon serveur. Vous gagnez du temps et vous évitez le risque d’oubli ou de transfert incomplet de certaines données. Et oui, cela demande une bonne planification et de la ténacité le moment venu. En effet, qui dit déclaration fiscale, dit période chargée et rarement agréable.

L’importance de définir un créneau pour l’administratif

L’administratif n’est pas une partie de plaisir, a fortiori si on s’y colle parce qu’il faut bien que quelqu’un le fasse. Si c’est le cas, toutes les excuses sont bonnes pour reporter le calvaire à plus tard. C’est précisément la raison pour laquelle il est important de définir un moment dans la semaine pour s’y atteler. Peu importe le jour ou l’heure, du moment que vous savez que vous serez le moins dérangé(e) possible. Comme nous, évitez le lundi matin – franchement, qui a envie de commencer la semaine de la sorte – et le vendredi après-midi, quand on ne pense qu’à une chose : aller boire un verre avec les collègues pour terminer la semaine en beauté. Après qui sait, certains pourraient quand même préférer le lundi matin : une fois la paperasse terminée, la semaine vous sourit.

Une fois que vous avez choisi votre créneau, bloquez-le dans votre agenda, et s’il le faut, dans celui de l’entreprise. Cela vous donnera la motivation qu’il faut, et les autres sauront qu’il ne vaut mieux pas vous déranger. Une pancarte ‘NE PAS DÉRANGER : PAPERASSE EN COURS’ peut paraître exagéré, mais si ça aide...

De l’ordre, il faut de l’ordre

Poser un créneau pour l’administratif est une bonne chose. Encore faut-il qu’il soit le moins long et le moins désagréable possible. Pour ce faire, évitez le bazar à tout prix. Pendant la semaine, n’entassez pas tous vos papiers pêle-mêle mais essayez de les séparer en piles, ou de les classer dans des fardes. Cela ne prend pas de temps sur le moment, mais ça en fait gagner beaucoup le moment venu.

Optez pour le digital

Vu le sujet de cette série de blogs, vous ne serez pas étonné(e) que nous enfoncions encore le clou : optez pour le digital ! Utilisez des logiciels qui simplifient le traitement des factures et qui génèrent automatiquement des états financiers. BilltoBox est un exemple de ces programmes qui vous facilitent grandement la tâche.

Autre avantage : vous êtes définitivement débarrassé(e) de ce que nous appelons la ‘montagne’, à savoir les documents comptables (tickets de caisse, factures d’achat et de vente, extraits de compte, justificatifs de recettes et dépenses, contrats, fiches de paie, …) que le SPF Finances nous oblige à conserver pendant sept ans à compter de la fin de la période imposable à laquelle ils se rapportent. Pour certaines entreprises, la montagne peut vite atteindre des sommets, tout comme le risque de ne plus retrouver un document demandé par le contrôleur... et le montant de l’amende. Les documents dans le cloud, eux, ne prennent pas de place, et en principe, ne s’égarent pas.


Restez informé

Vous avez digitalisé votre administration et rationalisé vos procédures internes. Pour que ce grand pas devienne un véritable saut en avant, vous devez instaurer une collaboration plus intelligente avec votre comptable. Le troisième blog de notre série, qui apparaît la semaine prochaine, vous expliquera prochainement comment procéder. Nous publierons également notre e-guide gratuit "Numériser votre administration" Souhaitez-vous être prévenu(e) quand il apparaît? Laissez-nous vos coordonnées ci-dessous :

Blogs liés