Pourquoi les entrepreneurs devraient-ils digitaliser leur administration?

7 mai 2020
Une administration papier nécessite une structure et un suivi rigoureux, ce qui coûte beaucoup de temps et d'énergie. Pensez à tous vos reçus (restaurant, taxi ...), aux factures entrantes et sortantes, aux contrats... Toute cette paperasse doit également être rangée, conservée et transmise au comptable. Ce qui a été rendu extrêmement difficile par les circonstances récentes provoquées par le coronavirus.

C'est évidemment une période difficile pour tout le monde. Mais c’est aussi l'occasion de mettre en place des changements qui étaient jusque-là remis à plus tard. Ce qui est sans doute le cas de la numérisation de votre administration.

Ci-dessous, nous énumérons quelques arguments pour lesquels l'administration et la facturation numériques peuvent être une valeur ajoutée et comment Billtobox peut vous aider dans cette tâche.

Gain de temps

Plus besoin d'établir des factures dans Excel, de chercher des reçus et des contrats dans un tas de classeurs et de rangements ... Tout cela est rassemblé numériquement. Les reçus et les documents peuvent être facilement scannés via l'application Billtobox depuis votre smartphone. Les factures et contrats PDF (ou scannés) sont transformés en factures électroniques puis stockés et archivés sur la plateforme Billtobox. Cette transformation est possible grâce à un logiciel de reconnaissance des données (appelé OCR) qui extrait automatiquement les informations des factures et les remplit ensuite dans un fichier électronique structuré appelé UBL.

Transmettre vos documents plus rapidement et plus facilement à votre comptable

De plus, vous ne devez plus vous rendre chez votre comptable avec tous ces classeurs ou boîtes remplies de documents. Vous l'envoyez simplement par voie électronique via la plateforme. Billtobox se connecte directement avec les logiciels comptables afin que tout arrive à votre comptable plus rapidement et facilement.

Gain de place

Grâce à la numérisation, plus besoin de classeurs, dossiers ni boîtes! Cela signifie également que vous gagnez beaucoup de place. Tout est conservé sur la plateforme Billtobox (et ce pendant 7 ans minimum), ce qui facilite la gestion et la conservation de vos documents mais il est surtout beaucoup plus simple de remettre la main sur un document lorsque vous en avez besoin.

Moins de risques d'erreurs

Grâce au service de reconnaissance automatique des données (OCR), les montants, les numéros de compte, les communications structurées… n'ont plus besoin d'être saisis manuellement, ce qui minimise le risque d'erreurs. Un vrai soulagement, n’est-ce pas ?
De plus, si vos clients et fournisseurs travaillent également avec Billtobox, l’échange de facture se déroule directement sur la plateforme, ce qui facilite et accélère vraiment les choses.

Un aperçu clair

Vu que tous vos documents sont organisés sur la plateforme, le statut de vos factures entrantes et sortantes peut être ajusté automatiquement. Vous avez un aperçu complet de vos documents et de la situation financière de votre entreprise à tout moment, depuis n’importe où.

Prêt à donner une chance à l’administration digitale ? Bonne idée! Inscrivez-vous ici pour la plateforme Billtobox et lancez-vous. Ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous guider pas à pas dans le processus de digitalisation.

Pour plus d'informations, vous pouvez nous contacter via le formulaire de contact.
Nous serions ravis de vous entendre.

L'équipe Billtobox


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