Grâce à Billtobox, nous offrons à nos clients exactement ce qu’ils recherchent : une sérénité maximale

23 avr. 2020

Xavier Delattre dirige son cabinet d'expertise comptable à Peruwelz, en Wallonie, qui compte quelque quatre-vingts clients. Des clients auxquels il fournit des services encore meilleurs depuis qu’il a adopté Billtobox, la plateforme d’échanges d’Unifiedpost Group, en 2018. « Une amélioration énorme, pour nous et nos clients. »

Xavier Delattre n’avait pas attendu l’arrivée de Billtobox pour jouer pleinement la carte de la numérisation. « Nous gérions nos documents de la manière la plus électronique possible, même si de nombreux confrères travaillaient encore en grande partie sur papier. Pour cela, nous étions toujours à la recherche des meilleurs outils. Pendant longtemps, nous avons utilisé un système électronique qui nous avait déjà un peu aidés, mais qui présentait tout de même quelques inconvénients. Nos clients devaient en effet tout pré-encoder eux-mêmes. Ils étaient nombreux à être découragés par cet obstacle, et donc à ne pas vouloir utiliser cet outil. Pour d’autres clients, surtout les plus petits, c’est son coût mensuel qui les arrêtait avant tout. »

Un usage créatif des scanneurs

Afin de proposer malgré tout un niveau de numérisation et d’automatisation maximal à ses clients, Xavier Delattre a sorti le grand jeu. Il a également élaboré un système leur permettant d’envoyer leurs documents scannés à une adresse e-mail précise, en utilisant une ligne d’objet spécifique. « Il y avait déjà du progrès, mais tout n’était pas parfait : si le client se trompait dans l’objet de son message, par exemple, cela provoquait des erreurs. Pendant un moment, nous avons même proposé à nos clients des scanneurs préprogrammés. Ils étaient paramétrés de manière à ce que tous les documents scannés nous soient envoyés correctement de manière quasi automatique. Nos clients nous en étaient extrêmement reconnaissants, mais le fait que les fichiers nous parvenaient au format PDF posait toujours problème. Il nous aurait fallu un format UBL, à savoir le standard habituel pour la gestion d’entreprise électronique.

De toute évidence, Xavier Delattre se pliait en quatre pour ses clients, mais le flux de documents entre eux et sa fiduciaire était hélas encore loin d’être simple. Jusqu’à ce qu’il découvre Billtobox...

Sérénité maximale

« Ce système est un vrai soulagement. Son principal avantage ? Il fait gagner énormément de temps à nos clients et leur évite beaucoup de travail. Ces derniers veulent en fait tous la même chose : nous envoyer leurs documents le plus vite et le plus simplement possible, et ne plus devoir s’en occuper ensuite. Et c’est précisément ce soulagement que nous pouvons leur apporter grâce à Billtobox.

Selon Xavier Delattre, Billtobox possède deux atouts majeurs. Tout d’abord, la facilité du pré-encodage des documents, qui permet par exemple aussi la reconnaissance automatique des métadonnées et la conversion des documents au format électronique. « Cela évite surtout beaucoup de travail à nos clients », explique Xavier Delattre. « À côté de cela, nous en retirons nous-mêmes de nombreux avantages. Tous les documents arrivent en effet au format UBL, et le traitement de la TVA est considérablement facilité. Nous n’avons donc plus besoin de traiter manuellement les factures et avons la garantie qu’aucune erreur ne s’est glissée dans l’encodage. Quant à nos clients, ils sont certains que leurs factures sortantes seront correctes, qu’elles arriveront plus rapidement chez leurs clients et qu’ils seront donc payés plus vite. »

C’est pour les entreprises qui ont de nombreux petits clients que ce gain d’efficacité est le plus frappant. Xavier Delattre est convaincu que selon le type de client, sa fiduciaire réalise des gains de temps de l’ordre de 15 à 50 % lors de l’encodage des ventes. « Surtout parce que la création de la fiche client se fait automatiquement via l’UBL. Et même si le gain d’efficacité est moins important pour les achats, nous allons tout de même plus vite et réduisons parfois de 15 % le temps que nous y consacrons. »

Exploiter au maximum le potentiel

 Xavier Delattre est convaincu qu’il n’exploite pas encore Billtobox au maximum de son potentiel. « À terme, j’ai bien l’intention d’utiliser aussi les services de paiement. Cela me permettra d’accélérer et de rationaliser davantage les paiements de mes clients. Je suis vraiment très satisfait de Billtobox, en particulier parce que ce système est facile à utiliser, y compris pour mes collaborateurs », conclut-il. 


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