Grâce à BilltobBox, nous donnons ces informations quasi en temps réel, ce qui nous permet de mieux conseiller le client. 

23 avr. 2020

Clients heureux grâce à Billtobox

Depuis 1991, Daniel Lorent et son associé sont à la tête de la fiduciaire Gecco à Farciennes, à environ cinq kilomètres à l'est de Charleroi. En 28 ans, son entreprise – et le secteur en général – a connu de nombreuses évolutions. La numérisation et l'Internet en ont probablement été les plus importantes et continuent d'offrir des opportunités d'innovation. Gecco a ainsi récemment adopté Billtobox, la plate-forme communautaire de Unifiedpost Group. « Mes clients sont pleinement impliqués dans cette transition. »

Gecco a commencé à utiliser Billtobox en février 2018, avec l’objectif de traiter ses premiers dossiers de façon électronique en février 2019. Aujourd'hui – trois mois plus tard – la fiduciaire en récolte déjà les premiers bénéfices. Et même si Daniel Lorent se rend compte qu'il n'a pas pu exploiter le plein potentiel de la plate-forme dans ce court laps de temps, il est heureux de nous faire part de ses premières expériences.

Se concentrer sur le service

Contrairement à bon nombre de ses concurrents, la fiduciaire Gecco n'utilisait aucune méthode de numérisation avant la mise en service de Billtobox. Les clients fournissaient leurs documents à Gecco sur une base trimestrielle et l'équipe de Gecco les scannait elle-même. « La raison était simple : nous voulions offrir le meilleur service possible », explique Daniel Lorent. « Je ne voulais pas demander à mes clients de scanner leurs documents sans rien obtenir en retour.»
« L'inconvénient, c’est que le traitement manuel des documents de nos autres clients nous prenait beaucoup de temps. Mon équipe de 3,5 ETP y consacrait environ deux semaines pleines chaque trimestre. On peut dire que le traitement prenait au total 28 semaines de travail sur base annuelle, ce qui est énorme ! Heureusement, c'est désormais du passé puisque nos clients nous envoient leurs documents par voie électronique, au format UBL. Grâce à Billtobox, ils en profitent eux aussi. »

Gain de temps et tranquillité d'esprit

Les avantages pour nos clients sont légion. Le principal atout pour Daniel Lorent est peut-être le délai bien plus court entre la saisie des documents et la compréhension de la situation financière du client. Par le passé, cela pouvait prendre jusqu'à un mois. « Le client voyait dès lors une situation financière obsolète. Grâce à Billtobox, nous donnons ces informations quasi en temps réel, ce qui nous permet de mieux conseiller le client et de lui permettre de prendre les bonnes décisions. »

En plus de faire gagner du temps, Billtobox apporte aussi une vraie tranquillité d'esprit. « Les erreurs d'encodage sont toujours gênantes, mais encore plus au quatrième trimestre, juste avant la clôture des bilans. Heureusement, nous avons une équipe fort expérimentée et nous assignons chaque dossier à un employé dédié. Par conséquent, de telles erreurs se faisaient très rares même avant Billtobox et nous avons encore plus de certitudes depuis que nous travaillons avec Billtobox. C'est très rassurant pour mon personnel et nos clients. »

Autre avantage, tous les documents et données de Billtobox sont toujours à portée de main. C'est non seulement utile pour le client, mais aussi pour Gecco. « Si nous devons effectuer une vérification pendant le week-end, il n’est plus nécessaire d’aller au bureau pour récupérer des documents papier. On ouvre Billtobox depuis n'importe quel ordinateur. »

Dans les faits, Billtobox est aussi un outil convivial, où chaque chose est à sa place. On s’y retrouve en tant qu’utilisateur.

Gestion du changement

En matière d’innovation, les chefs d'entreprise doivent tenir compte de la résistance du personnel. Mais même si Gecco utilise Billtobox depuis peu, Daniel Lorent estime que tout le monde l’a déjà adopté. « Bien sûr, le fait que j’aie assuré un bon accompagnement et qu'ils en récoltent maintenant les fruits a grandement facilité le processus d'adoption. »

Fournisseur belge de confiance

Pourquoi Daniel Lorent a-t-il choisi Billtobox ? « Unifiedpost est un fournisseur belge fiable qui propose un outil très performant avec un portail convivial. J'ai pensé que ce dernier point était essentiel, notamment pour la participation de mes clients. Je n'avais pas envie de travailler avec une solution professionnelle américaine anonyme. »

M. Lorent ne s’est pas non plus lancé du jour au lendemain. Il a mis Billtobox à l’épreuve avec ce qu'il appelle en riant ses clients « geeks ». Des gens qui, comme lui, s'intéressent à la technologie. « Je n’ai pris ma décision qu’après leur bénédiction. Convaincre nos clients “non-geeks” a été plus difficile. Mais j'ai vraiment pris le temps de leur donner des informations et des conseils approfondis. C'était un investissement important de ma part, mais nécessaire. Maintenant qu'ils voient aussi les avantages de Billtobox, ils en sont tous fan. »

« Le fait que Unifiedpost soit très disponible et patient a aussi aidé. Lorsque je détecte un problème, j’ai immédiatement un retour et ils sont ravis que je le signale. C'est une collaboration des plus fructueuses. »

Demain

Billtobox offre bien d'autres possibilités, dont Daniel Lorent aimerait profiter encore plus. « Notre adoption est volontairement progressive. De cette façon, l'évolution que j'avais en tête ne se mue pas en révolution. Une fois que j'aurai entré tous les paramètres nécessaires dans mon programme de comptabilité, Billtobox sera compatible avec mon logiciel de comptabilité. Je bénéficierai alors de tous les avantages du format UBL. Je suis convaincu que le retour sur investissement potentiel de Billtobox est bien plus élevé que ce que j'en retire aujourd'hui. »


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