Nous mettons tous nos documents sur BilltoBox aussitôt que possible car la plateforme fait tout le travail pour nous

21 nov. 2019
Billtobox
Fiscotax, membre de l’Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux (IEC), utilise BilltoBox depuis début 2019. Le gérant de fiduciaire Christophe Meesters, également membre externe reconnu de l’IEC, est déjà totalement convaincu par la plateforme communautaire de UnifiedPost: “BilltoBox est pour moi la solution idéale pour recevoir toutes mes factures de façon numérique et d’augmenter considérablement mon efficacité.”

 

Christophe Meesters lançait Fiscotax en 1997 et avec ses 4 employés il conseille un large portfolio de clients allant de la multinationale jusqu’au petit indépendant du coin. Christophe: “Pour les grandes entreprises, nous fournissons principalement des conseils en digitalisation et nous les évaluons également. Pour les enseignes locales comme les superettes, les librairies ou les concessionnaires auto, nous les assistons de A à Z. Vu que nous sommes un bureau entièrement digitalisé, nous les emmenons vraiment au XXIe siècle.”

En grande partie prêt à l’emploi


Christophe a d’abord entendu parler de BilltoBox via l’IEC, qui est la force motrice de la plateforme communautaire. “Un jour je suis tombé sur une action de BilltoBox: 10 bureaux pouvaient l’utiliser lors de la phase de lancement.”, se souvient encore Christophe. “J’ai tout de suite sauté sur l’occasion car j’étais curieux de voir ce que cette plateforme avait dans le ventre. Nous avons déjà utilisé beaucoup de logiciels dans le passé mais ils ne répondaient jamais à mes attentes. Avec BilltoBox c’est une tout autre histoire.”

Selon Christophe, la plateforme devait répondre à quelques critères stricts. “Que BilltoBox soit soutenu par UnifiedPost donne tout de suite confiance mais crée aussi certaines attentes. Vous savez immédiatement que toutes les régles sont respectées et que la plateforme est sécurisée. Mais à côté de cela, c’était aussi important pour moi que le système soit simple, capable de traiter les factures correctement et de les reconnaître rapidement. Un autre gros avantage de BilltoBox est le fait que ce soit en grande partie prêt à l’emploi. Tout le monde au bureau devait pouvoir travailler avec sans accroc.”

 

Testée en long et en large


Avant que Christophe ne déploie la plateforme pour l’ensemble de sa clientèle, il l’a testée en interne pendant 1 an. “Dans le passé nous avons fait l’erreur de complètement migrer vers un nouveau système qui était loin d’être idéal. Par exemple, on ne pouvait pas traiter une facture possédant 2 taux de TVA différents ni travailler sur des exercices comptables continus. Pour BilltoBox nous avons donc décidé de d’abord l’essayer et d’ensuite l’évaluer de long en large. Cette évaluation s’est avérée tellement positive que nous offrons BilltoBox à nos clients depuis le début de cette année. Pour convaincre les clients d’adopter BilltoBox, j’ai organisé quelques petits séminaires dans nos bureaux.”

Après la période d’essai, c’est maintenant près de 80% du portfolio de Fiscotax qui utilise BilltoBox. Christophe: “Nos clients ou employés scannent les factures vers leur propre environnement BilltoBox, où elles sont converties au format UBL. Ça commence en fait avec l’automatisation robotique des procédures: les UBL sont collectés en arrière-plan afin d’être traités dans le logiciel de comptabilité ExpertM. Il en va de même pour les CODA (extraits bancaires) et les SODA (documents sociaux). Ensuite un lien se fait avec Silverfin grâce auquel les données sont mises à jour. De cette façon, les clients peuvent consulter tous leurs documents quasiment en temps en réel.

 

Un tas d’avantages


Hormis le fait que BilltoBox est une plateforme facile pour l’utilisateur et que les factures sont traitées correctement et reconnues rapidement, elle offre encore bien d’autres avantages selon Christophe. “C’est vraiment la plateforme idéale pour le traitement des factures et elle répond surtout à mes besoins de professionnel économique. La grande différence par rapport aux autres plateformes c’est qu’avec BilltoBox vous gardez en tout temps le contrôle sur l’UBL ainsi que le document et que vous déterminez vous-même comment le traitement doit se passer. L’UBL arrive et se retrouve dans le dossier BilltoBox, de là je choisis moi-même dans quel programme je souhaite l’importer. Beaucoup d’autres systèmes n’offrent pas cette liberté. Une fois que l’UBL est traité dans les autres systèmes, vous n’avez plus aucun contrôle sur le fichier. Il était aussi important que nous restions propriétaires de l’UBL. Les UBL traités sont immédiatement sauvegardés sur nos propres serveurs.”

 

Et l’aspect financier?


Ce qui a aussi joué un rôle dans la décision de Christophe était l’aspect financier: “BilltoBox est, en partie grâce à la participation de l’IEC, pratiquement gratuit, ce qui est rare. J’ai entendu que chez d’autres parties on parle vite de plusieurs milliers d’euros rien que pour l’implémentation de la solution, sans parler des coûts mensuels qui viennent avec. Ce sont des coûts que je ne peux pas justifier auprès de mes clients.

Mais ce n’est pas le seul avantage financier car, selon Christophe, BilltoBox rapporte même de l’argent.  “Depuis que nous utilisons la plateforme, nous travaillons de façon beaucoup plus productive. Pour nous il est essentiel que tous les documents arrivent dans BilltoBox aussitôt que possible car ensuite le travail est fait à notre place. Je remarque aussi qu’il y a moins de stress au bureau. Tout est en grande partie bien préparé et nous pouvons manœuvrer beaucoup plus vite.”

 

L’initiation de paiements n’appartient plus au futur


Le fait que Fiscotax pourra, dans un futur très proche, initier des paiements via BilltoBox rend Christophe très satisfait. “J’ai appris que ces paiements sont actuellement en phase pilote et que cette fonction sera bientôt disponible pour tout le monde. C’est le moment que beaucoup attendent avec impatience. Les clients auront alors une vue d’ensemble complète et ils pourront faire le suivi des paiements : quel fournisseur a déjà été payé, quel fournisseur doit encore être payé… Je prédis déjà que nous aurons de nombreuses réactions. Ceux qui hésitent encore vont vite devenir demandeurs.”

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