Hoe werkt Billtobox

Billtobox is een softwareprogramma dat een digitale brug vormt tussen de boekhouder en zijn klanten. Dit programma zorgt er namelijk voor dat de ondernemer een eenvoudige tool heeft om zijn administratie te beheren. Dit houdt in: het ontvangen van inkomende facturen, het opmaken en verzenden van uitgaande facturen, het opladen van bonnetjes, het betalen, het opslaan en het uiteindelijk delen met zijn boekhouder.

De boekhouder op zijn beurt krijgt online alle nodige documenten per klant binnen in een overzichtelijk ingedeelde bibliotheek. Hij kan zo doorheen het jaar op een systematische manier alle nodige documenten verwerken zonder ieder kwartaal overdonderd te worden door de stapels papier van zijn klanten.

Maar hoe gaat dit nu in zijn werk?

STAP
EEN

Klanten laden hun facturen op in Billtobox

Je klanten ontvangen facturen via verschillende bronnen in verschillende formaten. In Billtobox heeft jouw klant de mogelijkheid om facturen ontvangen via post, mail of zelfs restaurantbonnetjes op te laden in Billtobox. 

Ongeacht de bron (groot verzender, overheid / Peppol / Mercurius,..) en ongeacht het formaat van de factuur (foto, pdf,..) alle mogelijke vormen van facturen kunnen opgeladen worden in het platform. 

STAP
TWEE

Ingebouwde OCR leest alle gegevens

Eenmaal de klant de facturen opgeladen heeft, worden alle gegevens van zowel foto’s van facturen, pdf bestanden of andere formaten uitgelezen door onze OCR (Optical Character Recognition). 

Niet alleen worden de gegevens gelezen door een mechanische OCR, ook beschikt Billtobox over een manueel validatiecentrum. Gegevens die door de mechanische OCR niet ingevuld zijn, worden vervolgens zonder fout aangevuld door het manueel validatiecentrum.

Binnen de OCR markt is dit een grote troef. Want hierdoor verkleinen wij aanzienlijk de mogelijkheid op fout en ben jij er zeker van dat alle gegevens correct zijn ingelezen.  

STAP
DRIE

UBL’s worden doorgestuurd naar jouw kantoor

Na het inlezen van de gegevens worden alle facturen automatisch omgezet naar een digitale factuur (UBL). Deze UBL’s wordt vervolgens doorgestuurd via Billtobox naar jouw boekhoudkantoor.  

 

STAP
VIER

Van Billtobox tot in jouw boekhoudprogramma

Alle gegenereerde UBL’s worden vanuit Billtobox doorgestuurd naar jouw boekhoudkantoor. Jullie ontvangen per klant alle facturen in een gestructureerd overzicht. Rekening houdend met de gewenste automatisatie kan ieder boekhoudkantoor zelf de UBL’s vanuit Billtobox gaan importeren in het boekhoudpakket, maar het is ook mogelijk om zelfs geautomatiseerde boekingsvoorstellen te ontvangen.

Ongeacht het boekhoudpakket dat u heeft, Billtobox heeft een oplossing voor iedere accountant.  

Vragen?

Wens je meer te weten te komen over de integratie met jouw ERP/CRM pakket? Heb je vragen over hoe je jouw klanten op Billtobox kan activeren of wens je graag een live demo bij te wonen en zo ontdekken hoe dit allemaal werkt?

Geen enkel probleem. Ons Billtobox-team staat klaar om jouw vragen te beantwoorden

Vul het contactformulier in en zij komen zo snel mogelijk bij jou terug!