Alles wat je moet weten over PEPPOL: de veiligste en efficiëntste manier van facturatie

8 mrt 2019
Billtobox

Je hebt de afgelopen jaren ongetwijfeld al vaak de term PEPPOL horen waaien, maar wat houdt dat nu eigenlijk exact in?
 
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine), oorspronkelijk een testproject van de Europese Commissie, zag in 2008 het levenslicht. De bedoeling ervan was om via een gemeenschappelijk proces, met steeds dezelfde standaard en technologie, zakelijke gegevens – zoals facturen – uit te wisselen. Ondertussen is het PEPPOL-platform een gevestigde waarde en Europese overheden en organisaties gebruiken het steeds vaker voor hun e-facturatie. Sinds 1 januari 2017 aanvaardt de Vlaamse overheid enkel nog digitale facturen via PEPPOL. In België vertegenwoordigen Agoria en de federale en Vlaamse overheid PEPPOL. 
 
Hoe werkt PEPPOL?
Door de jaren heen is PEPPOL uitgegroeid tot de veiligste en efficiëntste manier van facturatie in Europa, én zelfs daarbuiten. De kracht van het netwerk schuilt in de hoge kwaliteit van zakelijke communicatie die bedrijven en overheden onderling in realtime kunnen uitwisselen. Bovendien is de kans op fraude minimaal omdat de documenten steeds over een beveiligd netwerk worden verzonden.
 
De e-facturatie verloopt via access points waarlangs verzender en ontvanger de informatie uitwisselen. De factuur wordt in XML aangeleverd aan een access point, die hem daarna doorstuurt naar het bedrijf of access point waarop dat bedrijf is aangesloten.
 
Alle gebruikers zijn in het netwerk geregistreerd met unieke ID-nummers (btw-nummer, IBAN). Bedrijven en overheden kunnen elkaar zo automatisch identificeren, waardoor misverstanden tussen verzender en ontvanger niet meer voorvallen. Pdf-facturen die via e-mail in de spamfolder belanden of – erger nog – in de foute mailbox belanden, behoren via PEPPOL voorgoed tot het verleden. Bovendien wordt al dat dat manuele werk overbodig, want alles verloopt automatisch volgens een vast model en je weet meteen dat de e-factuur is aangekomen.
 

Integratie met Billtobox

Door PEPPOL in jouw facturatiesysteem te integreren, pak je het nog verstandiger aan. Want nu de overheid haar leveranciers verplicht om e-facturen te sturen, stappen ook steeds meer organisaties over op e-facturatie. Het is dus handig om dat zelf ook te doen.
 
Billtobox – de digitale link tussen accountant en ondernemers – is aan de verzenderskant standaard gekoppeld aan PEPPOL. Je kan dus de facturen aanmaken op Billtobox en ze rechtstreeks afleveren op PEPPOL via Mercurius, het access point van de overheid. In de volgende update van Billtobox, die er heel binnenkort aankomt, wordt het aan de ontvangerskant ook mogelijk om de gestuurde facturen, die automatisch worden afgeleverd op PEPPOL, ook automatisch te laten afleveren in Billtobox. De enige voorwaarde die daaraan gekoppeld is, is dat het accountantskantoor beide accounts met elkaar gekoppeld moet hebben.   
 
Met PEPPOL en Billtobox beogen we dus echt een gestandaardiseerde uitwisseling van e-facturen tussen bedrijven en overheden, en dat op de veiligste en efficiëntste manier.


Digitalisering

Gerelateerde blogs