De weg naar je digitale boekhouding? Die start bij een digitale administratie!

4 jun 2020
Meer en meer ondernemers beseffen het: die stapels papier waar hun mensen elke dag doorheen moeten ploegen, zijn niet meer van deze tijd. Vooral op het vlak van boekhouding stellen de digitale mogelijkheden je vandaag de dag in staat om veel efficiënter, kwaliteitsvoller en overzichtelijk te werken. Maar de weg naar een digitale boekhouding lijkt lang en bezaaid met hordes en vraagtekens. Maar ís dat ook zo?
In dit eerste deel van onze nieuwe vierdelige blogreeks leggen we de eerste horde alvast een stuk lager en werken we ook een heel aantal vraagtekens weg. En dan merk je al gauw: als je het goed aanpakt, is je digitale administratie veel korter bij dan je had gedacht. Stap 1 in ons ‘ultieme digitale stappenplan’: het digitaliseren van je administratie.

Dit is deel 1 van een vierdelig blogreeks. Daarnaast werken we aan een e-gids met stappenplan en checklist. Volg onze blogreeks om te weten te komen wanneer die beschikbaar wordt, of laat onderaan deze pagina je gegevens je gegevens achter. Dan houden we je op de hoogte!

Een digitale boekhouding is het eindresultaat van een heel stappenplan, dat begint bij het digitaliseren van je administratie. Net als alle andere ondernemingen is ook de jouwe immers verplicht een financiële administratie bij te houden. Die bestaat uit al je kassabonnen, ontvangen & verzonden facturen, bankafschriften en andere bewijzen van inkomsten & uitgaven, je contracten en ten slotte ook je salarisadministratie. Die documenten dienen als basis van je boekhouding en moeten zeven jaar lang ter beschikking van de fiscus blijven.

Win tijd en energie!

Administratie – aka ‘papiertjes bijhouden’ – lijkt misschien wel straightforward, maar is dat allerminst. Ben jij er bijvoorbeeld zeker van dat je alle documenten nog hebt? En zo ja, of je ze allemaal nog zou vínden als je ze nodig hebt? En zelfs als dat zo is: hoeveel tijd, energie en plaats kost het jou en je mensen om dat allemaal te blijven opvolgen en archiveren? Een goeie boekhoudsoftware – al dan niet in combinatie met een accountant en/of fiscalist – bespaart je op dat vlak al heel veel tijd en kopzorgen. Geef toe, al die aandacht richt je toch veel liever op het verbeteren van je product/dienst en het versterken van de relatie met klanten en medewerkers?

Nu we het toch hebben over tijd- en energieverslindende administratie: we wedden dat ook jouw facturatie op dat vlak de grootste boosdoener is. Maar ook daar zijn oplossingen voor: facturatieprogramma’s zoals Exact, Teamleader en Billtobox helpen je al een heel eind op weg. Al vragen ze nog wel veel manueel werk, maar ook dat is te verhelpen. Dankzij de facturatiemodule die je in veel boekhoudsoftware (Winbooks, Octopus) vindt, deel je facturen en documenten automatisch met je accountant en heb je je administratie overal en 24/7 bij de hand.

Digitaal is ook veiliger

Stuur jij nog steeds papieren facturen uit? Dan ben je niet alleen, maar da’s geen excuus: het is écht niet meer van deze tijd. Ook dat digitaliseer je best zo grondig mogelijk. Want papier is niet alleen traag, maar ook risicovol. Ook jij hebt ongetwijfeld af te rekenen met facturen die te laat verstuurd worden, die door de post niet of te laat worden afgeleverd, of die bij klanten verloren gaan. Het gevolg: laattijdige of zelfs niet-betalingen. En dat terwijl een digitaal factuur met één muisklik bij de klant ligt, en bovendien een digitaal spoor achterlaat. Meer nog: dat factuur staat ook meteen op de juiste plek op je computer of in de cloud, en niet in een – arme bomen – papieren archief.

De digitalisatie hoeft trouwens ook niet te stoppen bij jezelf. Eens je zelf de stap hebt gezet, kan je ook de inkomende facturatie van je leveranciers en partners die ook al zover zijn, digitaal beheren. Dat kan in gratis clouddiensten zoals Dropbox of Google Drive, dat zijn gebruiksvriendelijke systemen waar je altijd toegang toe hebt, vanop gelijk welk geconnecteerd device. Dat betekent nóg meer tijdswinst.

Digitalisatie kan snel gaan

Kortom, digitalisatie heeft echt alleen maar voordelen. Als je de koe écht bij de horens vat, indien nodig samen met een gespecialiseerde partner, is je administratie in een mum van tijd – de precieze duur hangt onder andere af van de grootte en complexiteit van je bedrijf – volledig gedigitaliseerd.


 

Blijf op de hoogte!

Eens je administratie gedigitaliseerd is, ben je klaar voor stap 2: je proces verder stroomlijnen door met ‘vaste administratiemomenten’ te werken. Wat we daarmee bedoelen, lees je binnenkort in blog 2 van onze reeks. Wil je graag een seintje wanneer die online komt? Laat dan hieronder je contactgegevens achter.

 

Gerelateerde blogs