Deel 2: De weg naar je digitale boekhouding? Start en verwerk je digitale administratie op de juiste momenten.

11 jun 2020
Meer en meer ondernemers beseffen het: die stapels papier waar hun mensen elke dag doorheen moeten ploegen, zijn niet meer van deze tijd. Vooral op het vlak van boekhouding stellen de digitale mogelijkheden je vandaag de dag in staat om veel efficiënter, kwaliteitsvoller en overzichtelijk te werken. In deel 1 van deze blogreeks legden we al uit hoe het inrichten van een digitale administratie al een grote stap in de goede richting is. Vandaag helpen we je in deel 2 bij het kiezen van het juiste moment daarvoor.


Dit is deel 2 van een vierdelige blogreeks. Deel 1 vind je hier. Binnenkort publiceren we ook onze gratis e-gids ‘administratie digitaliseren’. Wil je graag een seintje wanneer die verschijnt? Laat dan onderaan deze pagina je gegevens achter. Wij houden je op de hoogte!

Kan je na onze vorige blog niet wachten om je administratie te digitaliseren? Een prima plan, maar druk ook niet te hard op het gaspedaal. Want ook al kan je veel voorbereiden, het moment waarop je effectief vertrékt, kies je best heel zorgvuldig. En ook het goed organiseren van je administratie daarna levert je heel wat tijd en geld op...

Starten bij het begin van een nieuw kwartaal of – beter nog – van een nieuw boekjaar is ideaal: zo zijn al je kwartaal- of boekjaardocumenten van bij het begin gedigitaliseerd en staan ze ook meteen op de juiste server. Op die manier spaar je tijd uit en loop je niet het risico dat bepaalde data onzorgvuldig of helemaal niet worden overgezet. En ja, dat vereist wat planning vooraf en doorzettingsvermogen op het moment zelf. Je belastingaangifte is immers een drukke en zelden fijne periode.

Het belang van een vast administratiemoment

Administratie is geen pretje, zeker als je het er zelf bijneemt bovenop je normale werk ‘because someone’s gotta do it’. In dat geval is elk excuus ook goed om het uit te stellen. Precies daarom is het belangrijk dat je een vast wekelijks moment kiest om je over deze taak te ontfermen. Dat kan gelijk welk tijdstip zijn, zolang de kans dat er iets tussenkomt zo klein mogelijk is. Zo plannen wij zelf nooit administratiemomenten op maandagochtend – sorry, maar dan hebben we daar écht geen zin in – en vrijdagnamiddag, wanneer wij al met ons hoofd bij onze einde-van-de-werkweekborrel zitten. Maar wie weet is bijvoorbeeld maandagochtend voor jou wél ideaal: met alle papierwerk achter de rug lacht de week je toe.

Eens je dat moment gekozen hebt, betonneer het dan in je eigen agenda en desnoods die van het hele bedrijf. Dat geeft je zelf de nodige motivatie en bovendien weten ook je mensen dat ze je dan best niet storen. En een ‘WEKELIJKSE ADMINISTRATIEMOMENT: NIET STOREN!’-bordje aan je deur hangen líjkt misschien wat overdreven, maar als het helpt…

Orde moet er zijn!

Goed dat je nu een vast administratiemoment moment hebt, maar hoe korter en aangenamer, hoe liever natuurlijk. Je taak wordt al veel minder hels als je niet moet beginnen in chaos. Gooi al je inkomende administratie doorheen de week dus niet op die ene administratiestapel, maar probeer dán al een zekere orde te scheppen, bijvoorbeeld door alles meteen aan de juiste stapel of map toe te voegen. Dat kost je op dat moment geen seconde extra, maar levert je nadien bij de verwerking wel minuten op.

Doe het digitaal

Het zal je gezien het onderwerp van deze blogreeks niet verwonderen dat we nog eens op die nagel kloppen: doe alles digitaal. Gebruik dus software die het verwerken van facturen vergemakkelijkt en die je een automatische financiële overview geeft. BilltoBox is een voorbeeld van het soort software dat je een hoop werk bespaart.

Bovendien ben je dan ook af van wat wij de papierbergplicht noemen: de FOD Financiën verplicht je om boekhoudkundige documenten (kassabonnen, ontvangen & verzonden facturen, bankafschriften en andere bewijzen van inkomsten en uitgaven, contracten, salarisadministratie, …) gedurende een periode van zeven jaar te bewaren. Die periode start na afloop van de belastbare periode waarnaar de documenten verwijzen. Zeker voor bedrijven met veel papierwerk levert dat niet alleen een enorme berg op, maar vergroot het risico dat documenten onvindbaar blijken als ze worden opgevraagd. Dat kan je op serieuze boetes komen te staan. Documenten in de cloud daarentegen nemen geen plaats in en kunnen in principe niet verloren gaan.


 

Blijf op de hoogte!

Met een gedigitaliseerde administratie en een mooi gestroomlijnd intern proces heb je al een grote stap gezet. Als je die inzet om ook slimmer met je boekhouder samen te werken, dan wordt die stap pas echt een grote sprong. Hoe je dat doet, lees je binnenkort in blog 3 van onze reeks. Binnenkort publiceren we ook onze gratis e-gids ‘administratie digitaliseren’. Wil je graag een seintje wanneer die verschijnt? Laat dan hieronder je contactgegevens achter:

 

Gerelateerde blogs