Waarom je administratie digitaliseren als ondernemer?

7 mei 2020
Een papieren administratie - denk aan bonnetjes (tanken, taxi…), inkomende en uitgaande facturen, contracten… - behoeven een grondige structuur en opvolging en kosten sowieso veel tijd en energie. Deze papieren administratie dient ook nog eens te worden opgeborgen en bewaard, en dient tot bij de boekhouder te geraken. De recente omstandigheden met het coronavirus hebben dit laatste extra lastig gemaakt.


Uiteraard is dit voor iedereen een moeilijke periode. Maar ze kan ook een opportuniteit bieden om veranderingen die steeds werden uitgesteld, nu wel toe te passen en er de vruchten van te plukken. Dit geldt zeker ook voor het digitaliseren van je administratie.

We sommen hieronder een aantal argumenten op waarom een digitale administratie en facturatie voor jou een meerwaarde kan zijn én hoe Billtobox jou hiermee kan helpen.

Tijdswinst 

Geen facturen meer opstellen in excel, zoeken naar bonnetjes en contracten in allerlei mappen of kasten… Dit wordt allemaal digitaal opgemaakt of verzameld. Bonnetjes en documenten kunnen eenvoudig worden ingescand via de Billtobox app op je smartphone. Facturen en contracten in pdf of gescande exemplaren worden ingelezen, opgeslagen en gearchiveerd op het digitaal platform van Billtobox. Dit inlezen gebeurt met aangepaste herkenningssoftware waarmee de juiste informatie automatisch in de juiste velden wordt ingevuld.

Sneller en makkelijker doorsturen naar je boekhouder

Daarnaast hoef je ook niet meer met al die mappen of dozen met je documenten tot bij je boekhouder te gaan. Je verzendt dit gewoon elektronisch via het digitale platform. Billtobox verbindt namelijk makkelijk met de boekhoudpakketten en zo raakt alles snel en eenvoudig tot bij je boekhouder.

Win plaats

Dankzij digitalisatie is er geen nood meer aan mappen, dozen en archiefkasten! Dus dit betekent ook uiteraard veel meer plaats. Alles wordt bijgehouden op het Billtobox platform (en dit voor minimum 7 jaar), waardoor je alles ook veel makkelijker beheert en terugvindt.

Minder kans op fouten

Door de herkenningssoftware (OCR) die is ingebouwd, dienen bedragen, rekeningnummers, gestructureerde mededelingen … niet meer manueel te worden ingegeven. Waardoor de kans op fouten wordt vermeden. Een hele geruststelling, toch?

Als daarenboven je klanten en leveranciers ook met Billtobox werken, wordt het afpunten van facturen pas echt makkelijk.

Overzichtelijker

Doordat alle documenten netjes geordend staan in het platform en de status van je inkomende en uitgaande facturen automatisch kan worden aangepast, heb je altijd en overal een volledig overzicht van je documenten en de financiële staat van je onderneming.


Bereid om digitale administratie een kans te geven? Goed idee! Registreer je hier voor het Billtobox platform en ga aan de slag. Geen nood, wij zijn er om je stap voor stap te begeleiden in het digitalisatieproces.

Voor meer informatie, neem gerust contact met ons op via het contactformulier.

Wij kijken er naar uit van je te horen.

Het Billtobox-team


 

Zin om Billtobox beter te leren kennen?

Ontdek hier wat je met Billtobox nog allemaal kan

Billtobox voor ondernemers

Gerelateerde blogs