Dankzij Billtobox geven we onze klanten precies wat ze willen: maximale ontzorging

23 apr 2020
Xavier Delattre runt zijn accountantskantoor in het Waalse Peruwelz met een tachtigtal klanten. Die biedt hij sinds april 2018 een nóg betere dienstverlening, dankzij de implementatie van Billtobox, het community-platform van Unifiedpost Group. “Een enorme vooruitgang, zowel voor ons kantoor als voor onze klanten.”

Ook vóór de implementatie van Billtobox zette Xavier Delattre zijn kantoor al stevig in op digitalisering. “We beheerden onze documenten zo veel mogelijk digitaal, zelfs toen veel concullega’s nog grotendeels met papier werkten. We zochten daarvoor ook altijd naar de beste tools. Zo gebruikten we lange tijd een elektronische tool die ons al een stuk vooruit hielp, maar toch ook enkele nadelen had. Ten eerste moesten onze klanten nog alles zelf pre-encoderen. Dat was voor velen onder hen een te hoge drempel, die hen ervan weerhield om mee in het systeem te stappen. Voor andere, vooral kleinere, klanten was de maandelijkse kost van de tool dan weer de belangrijkste drempel.”

Creatief met scanners

Om zijn klanten toch maximale digitalisering en automatisering aan te bieden, haalde Delattre alles uit de kast. Hij werkte ook een systeem uit waarbij klanten hun gescande documenten konden sturen naar een specifiek e-mailadres met een specifieke onderwerpregel. “Op zich een vooruitgang, maar ook niet waterdicht: als de klant een foutje maakte in de onderwerpregel bijvoorbeeld, ging het alsnog mis. We hebben onze klanten zelfs een tijdlang voorgeprogrammeerde scanners aangeboden. Die waren zo ingesteld dat ze alle gescande documenten quasi automatisch op de juiste manier doorstuurden naar ons. Daar waren onze klanten ons heel dankbaar voor, maar wij zaten wel nog altijd met het probleem dat de documenten binnenkwamen als pdf. En dus niet in UBL-formaat, de bekende standaard voor elektronische bedrijfsvoering.”
Delattre ging duidelijk tot het uiterste voor zijn klanten, maar een simpele flow van documenten tussen de klant en zijn kantoor, dat bleef helaas een verre droom. Tot hij Billtobox op het spoor kwam…

Maximale ontzorging

“Dit systeem is echt een verademing. Het grootste voordeel zit in het feit dat het onze klanten zo veel tijd en werk bespaart. Onze klanten willen eigenlijk allemaal hetzelfde: zo simpel en snel mogelijk hun documenten bij ons krijgen, en daar vervolgens niet meer naar moeten omkijken. Precies die ontzorging is wat we hen dankzij Billtobox kunnen bieden.

De kracht van Billtobox zit volgens Delattre hoofdzakelijk in twee dingen. Eerst en vooral: het gemak van de pre-encodage van de documenten, waarbij bijvoorbeeld ook automatisch de metadata worden herkend en de documenten worden omgezet naar elektronisch formaat. “Dat bespaart vooral onze klanten heel veel werk”, geeft Delattre aan. “Maar ook wij halen er veel voordeel uit. Alle documenten komen immers binnen als UBL en ook de btw-verwerking wordt veel makkelijker. Daardoor valt het verdere handmatige factuurverwerkingsproces weg en hebben we de garantie dat er geen fouten in de codering zijn geslopen. En onze klanten hebben de garantie dat hun uitgaande facturen correct zijn en dat ze sneller bij hún klanten liggen, waardoor ze dus ook sneller betaald worden.”

De efficiëntieslag is het meest opvallend bij bedrijven met veel kleine klanten. Delattre is ervan overtuigd dat zijn kantoor, afhankelijk van het soort klant, tussen de 15 en 50 procent tijdswinst boekt bij de verkoopsencodage. “Vooral omdat het aanmaken van de klantenfiche automatisch gebeurt via de UBL. En ook al is de efficiëntieslag minder groot voor wat de aankopen betreft, ook daar halen we soms tot 15 procent tijdswinst uit.”

Potentieel maximaal benutten

Delattre is ervan overtuigd dat hij nog niet het volledige potentieel van Billtobox benut. “Ik wil in de toekomst ook zeker de betaaldiensten gaan gebruiken. Dan gebeurt de betaling van mijn klanten naar mij toe ook gestroomlijnder en sneller. Ik ben echt heel tevreden over Billtobox, zeker omdat het zo’n makkelijk te gebruiken systeem is, ook voor mijn medewerkers”, besluit hij. 


Benieuwd hoe Billtobox uw kantoor kan helpen? 
Aarzel niet om contact met ons op te nemen.

Contacteer ons

Gerelateerde blogs