Deel 3: Digitale administratie: een zegen voor de samenwerking met je boekhouder

18 jun 2020
Meer en meer ondernemers beseffen het: die papierstapels waar hun mensen elke dag doorheen moeten ploegen, zijn niet meer van deze tijd. Vooral op het vlak van boekhouding stellen de digitale mogelijkheden je vandaag de dag in staat om veel efficiënter, kwaliteitsvoller en overzichtelijker te werken. De weg naar een digitale boekhouding lijkt echter lang en bezaaid met hordes en vraagtekens. Maar ís dat ook zo? Na deel 1 (waarom een digitale administratie?) & deel 2 (wanneer begin je er best aan?) ben je klaar voor deel 3 van ons ‘ultieme digitale stappenplan’:


Dit is deel 3 van een vierdelige blogreeks. Binnenkort publiceren we ook onze gratis e-gids ‘administratie digitaliseren’. Wil je graag een seintje wanneer die verschijnt? Laat dan onderaan deze pagina je gegevens achter. Wij houden je op de hoogte!

Beheer je ondertussen je administratie digitaal? Dan heb je al een hele weg afgelegd en voel je ongetwijfeld al hoe deze inspanning zijn vruchten afwerpt: je administratie in orde maken gaat veel sneller en roept veel minder weerstand op. Bovendien heb je een veel beter overzicht over alle gegevens. En het wordt nóg beter: nu al je administratie toch digitaal beschikbaar is, kan je volledig digitaal schakelen met je boekhouder. En dat maakt de samenwerking een pak vlotter, aangenamer en nuttiger.

 

Ben je toch nog het type dat elke keer een papierstapel aan de boekhouder bezorgt? Dan lees je in deel 1 en deel 2 van deze blogreeks waarom je die mappen en kasten best zo snel mogelijk inruilt voor eentjes en nulletjes.

 
Hoe werkt dit?

De meeste oplossingen voor een digitale administratie bieden de mogelijkheid om die informatie om te zetten in UBL, e-fff of Peppol. Dat zijn formaten die kunnen worden ingelezen door boekhoudsoftware.

En nu we toch even in de technische termen zijn gedoken: ook met OCR (Optical Character Recognition) spaar je heel wat werk uit. Als je bonnetjes inscant of pdf-facturen importeert, dan herkent én registreert de OCR-software de informatie erop automatisch. Zo worden de klanten- of leveranciersgegevens van facturen ingelezen en ingevuld in je klanten- of leverancierslijst op je platform: rekeningnummers, BTW-nummers, bedragen, het gebeurt allemaal vanzelf… Dat bespaart je niet alleen enorm veel tijd, je loopt ook veel minder risico op fouten.

Samengevat: dankzij een digitale administratie lever je al je documenten geordend, volledig en foutloos af bij je boekhouder, met één muisklik. Denk even na over alle stress, frustratie, tijd en energie die je daarmee uitspaart.

 
Win-win voor jou en je boekhouder

En je boekhouder? Die hoeft zich niet meer bezig te houden met het uitpluizen van documenten en het integreren van gegevens in het systeem. En omdat piekmomenten zoals BTW-aangiftes een pak vlotter verlopen, komt er voor je boekhouder tijd vrij om je bij te staan met zijn/haar expertise. Door een sneller en vollediger overzicht van de status van jouw onderneming, kan je boekhouder bovendien je financiën beter onder de loep nemen. Op die manier begeleidt en adviseert hij je nog nauwgezetter, op maat van je actuele financiële gegevens.

De digitale mogelijkheden beperken zich overigens niet tot facturen: ook contracten, verzekeringen en documenten van het sociaal secretariaat centraliseer en orden je digitaal, en deel je dus ook elektronisch met je boekhouder voor nóg meer tijdwinst.

 

 

Blijf op de hoogte!

Met een gedigitaliseerde administratie en een mooi gestroomlijnd intern proces heb je al een grote stap gezet. Als je die inzet om ook slimmer met je boekhouder samen te werken, dan wordt die stap pas echt een grote sprong. Hoe je dat doet, lees je binnenkort in blog 4 van onze reeks. Binnenkort publiceren we ook onze gratis e-gids ‘administratie digitaliseren’. Wil je graag een seintje wanneer die verschijnt? Laat dan hieronder je contactgegevens achter:

 

Gerelateerde blogs