Dankzij Billtobox verstrekken we de informatie bijna in real time, waardoor we de klant beter kunnen adviseren

23 apr 2020

Tevreden klanten dankzij Billtobox


Sinds 1991 staan Daniel Lorent en zijn partner aan het hoofd van de kantoor Gecco in Farciennes, ongeveer vijf kilometer ten oosten van Charleroi. In 28 jaar tijd heeft zijn bedrijf - en de sector in het algemeen - vele veranderingen ondergaan. De digitalisering en het internet zijn waarschijnlijk de belangrijkste veranderingen geweest en bieden nog steeds mogelijkheden voor innovatie. Gecco heeft sinds kort Billtobox aangeschaft, het community platform van Unifiedpost Group. "Mijn klanten zijn volledig betrokken bij deze implementatie. »

Gecco is in februari 2018 begonnen met het gebruik van Billtobox, met als doel om in februari 2019 haar eerste bestanden elektronisch te verwerken. Vandaag - drie maanden later - plukt de curator al de eerste vruchten. En hoewel Daniel Lorent zich realiseert dat hij het potentieel van het platform in deze korte tijd niet ten volle heeft kunnen benutten, deelt hij graag zijn eerste ervaringen met ons.

Focus op service


In tegenstelling tot veel van haar concurrenten gebruikte fiduciair gecco geen enkele scanmethode voordat Billtobox live ging. Klanten leverden hun documenten elk kwartaal aan Gecco en het Gecco-team scande ze zelf. "De reden was simpel: we wilden de best mogelijke service bieden", legt Daniel Lorent uit. "Ik wilde mijn klanten niet vragen hun documenten te scannen zonder er iets voor terug te krijgen.
"Het nadeel was dat de handmatige verwerking van de documenten van onze klanten zeer tijdrovend was. Mijn team van 3,5 FTE's bracht ongeveer twee volle weken per kwartaal door. In totaal kostte het 28 weken werk op jaarbasis, wat veel is! Gelukkig behoort dit nu tot het verleden, want onze klanten sturen ons hun documenten elektronisch, in UBL-formaat. Dankzij Billtobox profiteren ook zij hier van. »

Tijdsbesparing en gemoedsrust


De voordelen voor onze klanten zijn groot. Misschien wel de grootste troef voor Daniel Lorent is de korte tijd tussen het invoeren van de documenten en het verkrijgen van inzichten in de financiële situatie van de klant. Vroeger kon het wel een maand duren. "De klant werd toen geconfronteerd met een verouderde financiële situatie. Dankzij Billtobox verstrekken we deze informatie bijna in real time, waardoor we de klant beter kunnen adviseren en hem in staat stellen de juiste beslissingen te nemen. »
Naast het besparen van tijd brengt Billtobox ook echte gemoedsrust met zich mee. "Coderingsfouten zijn altijd vervelend, maar nog meer in het vierde kwartaal, vlak voor het sluiten van de balansen. Gelukkig hebben we een zeer ervaren team en wijzen we elk dossier toe aan een toegewijde medewerker. Als gevolg daarvan waren dergelijke fouten zelfs vóór Billtobox zeer zeldzaam, en we hebben nog meer zekerheid sinds we met Billtobox werken. Dit is zeer geruststellend voor mijn personeel en onze klanten. »
Een ander voordeel is dat alle Billtobox-documenten en -gegevens altijd bij de hand zijn. Dit is niet alleen nuttig voor de klant, maar ook voor Gecco. "Als we in het weekend een audit moeten doen, hoeven we niet meer naar kantoor om papieren documenten op te halen. We openen Billtobox vanaf elke computer. » Billtobox is ook een gebruiksvriendelijke tool, waar alles snel teruggevonden kan worden.

Change Management


Als het gaat om innovatie, moeten bedrijfsleiders rekening houden met de bezwaren van het personeel. Maar hoewel Gecco pas recentelijk is begonnen met het gebruik van Billtobox, zegt Lorent dat iedere werknemer Billtobox snel heeft opgenomen in hun dagelijkse routine. "Natuurlijk heeft de goede ondersteuning een grote rol gespeeld bij de vlotte implementatie van het platform. »

Vertrouwde Belgische leverancier


Waarom koos Daniel Lorent voor Billtobox? "Unifiedpost Group is een betrouwbare Belgische leverancier die een performante tool met een gebruiksvriendelijk portaal aanbiedt. Ik dacht dat dit laatste essentieel was, vooral voor mijn klanten. Ik wilde niet werken met een anonieme Amerikaanse professionele oplossing. »
Mr. Lorent heeft ook niet van de ene op de andere dag gekozen voor deze oplossing. Hij heeft Billtobox op de proef gesteld met wat hij "geek"-klanten noemt. Mensen die, net als hij, geïnteresseerd zijn in technologie. "Ik heb mijn beslissing niet genomen totdat ik hun zegen kreeg. Het was moeilijker om onze niet-geïsoleerde klanten te overtuigen. Maar ik heb echt de tijd genomen om ze grondig te informeren en te adviseren. Het was een grote investering van mijn kant, maar wel een noodzakelijke. Nu ook zij de voordelen van Billtobox zien, zijn ze allemaal fan. »
“Unifiedpost heeft ons vanaf de start steeds goed begeleid en dit blijven ze doen. Als ik een probleem detecteer, krijg ik direct feedback en ze zijn blij dat ik het meld. Het is een zeer vruchtbare samenwerking. »

Wat brengt de toekomst?


Billtobox biedt vele andere mogelijkheden, waarvan Daniel Lorent nog meer wil profiteren. "De overstap naar Billtobox is bewust geleidelijk. Op die manier verandert de evolutie die ik voor ogen had niet in een revolutie. Zodra ik alle noodzakelijke parameters in mijn boekhoudprogramma heb ingevoerd, zal Billtobox compatibel zijn met mijn boekhoudprogramma. Ik zal dan profiteren van alle voordelen van het UBL-formaat. Ik ben ervan overtuigd dat het potentiële rendement van Billtobox veel hoger is dan wat ik vandaag krijg. »


Benieuwd hoe Billtobox uw kantoor kan helpen? 
Aarzel niet om contact met ons op te nemen.

Contacteer ons

 

Gerelateerde blogs