We zetten alle documenten zo snel mogelijk in BilltoBox, want het platform doet al het werk voor ons

21 nov 2019
Billtobox

Sinds begin 2019 maakt Fiscotax, lid van het Instituut van Accountants en Belastingconsulenten (IAB), gebruik van BilltoBox. Zaakvoerder Christophe Meesters, tevens erkend extern lid van het IAB, raakte op die korte termijn helemaal overtuigd van het community-platform van UnifiedPost: “Voor mij is BilltoBox de ideale oplossing om alle facturen digitaal te krijgen en zo een immense efficiëntieslag te maken.”
Christophe Meesters startte in 1997 Fiscotax op en samen met zijn vier vaste medewerkers adviseert hij een uitgebreid klantenportfolio, van multinationals tot de kleine zelfstandige om de hoek. Christophe: “Aan de grote bedrijven geven we vooral digitaliseringsadvies en we voeren er ook ratings voor uit. De plaatselijke buurtsupermarkten, autohandelaars of krantenwinkels begeleiden we dan weer van a tot z. Doordat we een volledig digitaal kantoor zijn, nemen we hen echt mee in de 21ste eeuw.”

 

Grotendeels plug-and-play

Christophe hoorde voor het eerst van Billtobox via het IAB, dat mee de bezieler is van het community-platform. “Op een dag zag ik een actie van Billtobox: tien kantoren mochten Billtobox in de aanloopfase gebruiken”, herinnert Christophe zich nog. “Ik ben daar meteen opgesprongen, want ik was heel benieuwd wat het platform in zijn mars had. In het verleden hebben we al veel programma’s gebruikt, maar ze sloten nooit naadloos aan bij mijn verwachtingen. Met BilltoBox is dat een heel ander verhaal.”

Het platform moest voor Christophe aan enkele strikte criteria voldoen. “Dat Billtobox wordt ondersteund door UnifiedPost schept natuurlijk veel vertrouwen, maar meteen ook verwachtingen. Je weet op voorhand dat het aan alle regels voldoet en dat het een veilig platform is. Maar daarnaast was het voor mij ook belangrijk dat het een eenvoudig systeem zou zijn, de facturen goed kon verwerken en ze ook nog eens snel kon herkennen. Een ander groot voordeel van BilltoBox is het feit dat het voor een groot deel plug-and-play is. Iedereen op kantoor moest er vlot mee kunnen werken.”

 

Uitgebreid getest

Voor Christophe het platform uitrolde voor zijn volledige klantenbestand, testte hij het eerst een jaar intern. “In het verleden hebben we de fout gemaakt om meteen volledig over te stappen op een nieuw systeem en dat verliep allerminst ideaal. Zo was het bijvoorbeeld onmogelijk om een factuur met twee btw-tarieven in te boeken of om met doorlopende boekjaren te werken. Voor Billtobox hebben we dus besloten om er eerst van te proeven en het achteraf uitgebreid te evalueren. Die evaluatie was zo positief dat we sinds begin dit jaar Billtobox aanbieden aan onze klanten. Om klanten te overtuigen om ook over te stappen op Billtobox, organiseerde ik bij ons op kantoor enkele korte seminaries.”

Na de testperiode maakt nu al ongeveer 80 procent van het klantenportfolio van Fiscotax gebruik van Billtobox. Christophe: “Onze klanten of medewerkers scannen de facturen naar hun eigen BilltoBox-omgeving, waar ze omgezet worden naar een UBL-formaat. Het start eigenlijk met Robotic Process Automation: op de achtergrond worden de UBL’s opgehaald om daarna verwerkt te worden in het boekhoudpakket ExpertM. Dat is hetzelfde verhaal voor de CODA-, de digitale bankrekeninguittreksels, en de SODA-bestanden voor de personeelsboekingen. Dan gebeurt er een linking met Silverfin waarop de data up-to-date gezet worden. Klanten kunnen op die manier bijna realtime alle documenten raadplegen.”

 

Voordelen zijn legio

Buiten het feit dat Billtobox een gebruiksvriendelijk platform is en dat de facturen goed verwerkt en snel worden herkend, biedt het voor Christophe nog veel andere voordelen. “Voor de verwerking van facturen is het echt het ideale platform, en het sluit bovendien het beste aan bij mijn noden als cijferbeoefenaar. Het grote verschil met andere platformen is dat je met Billtobox te allen tijde controle houdt over de UBL en het document, en dat je zelf bepaalt hoe de verwerking dient te gebeuren. De UBL komt binnen, staat in de map van Billtobox en ik kies zelf in welk programma ik het importeer. Bij veel andere systemen heb je die vrijheid niet. Eens de UBL is verwerkt, heb je bij andere systemen totaal geen controle meer over het bestand. Belangrijk is ook dat wij eigenaar blijven van de UBL op zich. De verwerkte UBL’s worden immers op onze eigen server bewaard.”

 

Het financiële plaatje

Wat ook meespeelde in Christophe zijn beslissingsproces, was het kostenplaatje: “Billtobox is, mede dankzij de inbreng van het IAB, zo goed als gratis, wat vrij uniek is. Ik heb mijn oor te luisteren gelegd bij andere partijen en daar spreken we toch al snel over duizenden euro’s voor enkel de implementatie, en dan komen er nog maandelijkse kosten bij. Dat zijn kosten die ik niet verkocht krijg aan mijn klanten.”
Maar dat is niet het enige financiële voordeel, want volgens Christophe brengt Billtobox zelfs geld op. “In de beperkte periode dat we het platform gebruiken, zijn we veel efficiënter gaan werken. Voor ons is het belangrijk dat alle documenten zo snel mogelijk in Billtobox zitten, want dan wordt het werk eigenlijk voor ons gedaan. Ik merk ook dat er minder stress is op kantoor. Alles wordt grotendeels goed klaar gezet, waardoor wij veel sneller kunnen schakelen.”

 

Betalingsinitiatie geen toekomstmuziek meer

Dat Fiscotax in de heel nabije toekomst ook betalingen zal kunnen initiëren via Billtobox, stemt Christophe heel tevreden. “Ik heb vernomen dat die betalingen nu in een pilootfase zitten en dat die functie binnenkort voor iedereen wordt uitgerold. Dat is een moment waar velen reikhalzend naar uitkijken. Klanten gaan dan zelf het volledige overzicht hebben en alle betalingen kunnen opvolgen: welke klant heeft al betaald, welke leverancier moet nog worden betaald… Ik voorspel nu al dat we dan een grote reactie gaan zien. Degenen die nu misschien nog twijfelen, gaan dan ook vragende partij zijn.”

Probeer Billtobox

 
Digitalisering

Gerelateerde blogs